Molti nostri clienti che richiedono lampade con fiamma a vista o box come portinerie capita che ci chiedano consigli sull’organizzazione degli eventi o sulle figure professionali che serve ingaggiare.

In questa guida indichiamo i 6 PUNTI FONDAMENTALI PER ORGANIZZARE UN EVENTO DI SUCCESSO.

Pochi punti caldi che, se non ne sottovaluterai nessuno, ti porteranno ad organizzare ottimamente il tuo evento, in modo efficace ma, soprattutto, non dispersivo.

 

 

icona target
1. IL TUO EVENTO HA UNO SCOPO? 🎯
Bisogna aver ben in mente l’obiettivo che si vuole raggiungere, è fondamentale per organizzare un buon evento.
Devi chiederti per quale motivo lo stai organizzando e che cosa speri di ottenere, ad esempio: vendere un prodotto, attirare l’attenzione mediatica, sollecitare il passaparola, celebrare (o semplicemente fare casino 🎉🎉)
Sono solo alcuni dei possibili obiettivi, tu devi scegliere il tuo e tenerlo sempre bene a mente! Oltre a dare un focus preciso nell’organizzazione potrà aiutarti nel marketing dello stesso, un esempio?
Una volta capito l’obbiettivo saprai targhetizzare al meglio delle eventuali facebook ads, mirate unicamente alla tipologia di persone che vorrai al tuo evento ! 🎆

 

 

icona cerca persone2. A CHI SI RIVOLGERA’ IL TUO EVENTO?
Dopo aver chiarito l’obiettivo del tuo evento, dovrai riflettere riguardo alle persone che vi prenderanno parte, come anticipavamo nel punto 1 questa è forse la scelta più importante.
Chi è il tuo target?
Chi sono le persone che verranno, o che vorresti attirare?
Giovani? Famiglie? Liberi professionisti? Medici? Giornalisti?
Sono moltissime le categorie, e molto diverse fra loro, ma aver ben chiaro chi è il tuo pubblico è fondamentale per organizzare un evento ritagliato su misura.
Devi capire quali potrebbero essere le loro aspettative e soddisfarle al meglio. Ad esempio, se hai stabilito che al tuo evento prenderanno parte perlopiù autorità e giornalisti forse non è il caso di arredare la sala con sedie in legno a ribaltina. Si aspetteranno sicuramente di più!
Se puoi permetterti di fare una cosa del genere con dei giovani, non devi farlo con persone di spicco. Questo è fondamentale!

 

 

 

icona building3. CHE LOCATION SCEGLIERE PER IL TUO EVENTO?
Come dicevamo, gli ospiti hanno delle aspettative nel momento in cui si presentano al tuo evento, è il caso di non deluderle. Insomma, il luogo fa la differenza!
Le location per eventi sono moltissime, ci sono location per meeting, location per grandi congressi, location per matrimoni o eventi di ogni tipologia.
Ci sono location più adatte rispetto ad altre in base al tipo di evento da pianificare. Per esempio se devi organizzare una festa un ampio capannone potrebbe fare al caso tuo, se devi organizzare un meeting potresti aver bisogno di un grande centro congressi, per un matrimonio il luogo ideale è una villa o un bel castello, per una festa di compleanno un agriturismo ecc.
Un consiglio: non andare alla cieca, e recati in anticipo sul posto per vedere effettivamente gli spazi della location, così puoi già prospettarti come organizzare gli ambienti e dove far accomodare i presenti.

 

 

icona calcolatrice4. QUANTI SOLDI VUOI SPENDERE PER ORGANIZZARE IL TUO EVENTO?
Devi sapere qual è il tuo budget, e sulla base di ciò stabilire un piano.
Considera anche i finanziamenti esterni e gli eventuali interventi degli sponsor in modo da avere sott’occhio la totalità delle finanze disponibili.
È bene valutare l’investimento che si andrà a sostenere, e tenere in conto che potrebbero sempre esserci extra non previsti, che rientreranno in varie ed eventuali.
Pensa in anticipo se avrai bisogno di remunerare altre persone, se avrai bisogno di attrezzature particolari, se vorrai offrire qualcosa da mangiare ai presenti o altro.
Sono tutte voci che rientrano nella sezione spese, e in quanto tali, vanno considerate in anticipo.

 

icona uomo che strilla5. COME PUOI PROMUOVERE IL TUO EVENTO?
La riuscita del tuo evento dipende almeno al 50% da quanto e come lo promuovi.
Ma come fare? Manda inviti!
Un invito è il biglietto da visita del tuo evento, se non c’è o è fatto male probabilmente non riuscirai a convincere nessuno a parteciparvi.
Oggi sono disponibili tante tipologie di inviti diversi, non per forza dovrai usare quelli su carta.
Ci sono 3 tipologia di inviti diversi:
  • Invito cartaceo: elegante ma abbastanza costoso
  • Passa parola: è il modo più efficace per pubblicizzare un evento, anche se non è certo che sia efficace
  • Invito digitaleè il classico invito su Facebook. Sicuramente raggiungerai un vasto numero di persone, ma è un metodo abbastanza spersonalizzato.
Se sei ‘digital’ non puoi perderti le strategie per promuovere un evento usando i social!

 

 

 

icona uomo con cuore6. COME PUOI RENDERE IL TUO EVENTO INDIMENTICABILE?
L’evento è terminato, gli invitati tornano a casa, e tutto finisce qui. Sbagliato!
Innanzitutto è sempre bene ringraziare, sia al momento sia post-evento.
Per esempio, agli ospiti potrebbe far piacere, qualche giorno dopo, ricevere una mail personalizzata nella quale li ringrazi per aver preso parte al tuo incontro, meglio ancora: una telefonata!
Un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare, e quando si parla di ricordi cosa c’è di meglio di fotografie e filmati? Ad oggi, nulla.
Pertanto è bene che sia presente un fotografo o un video-maker che documenti l’evento.
Gli scatti più salienti della giornata potranno essere postati sui canali social, in modo che tutti possano realmente vedere come si è svolto il tuo evento.
Preferisci stare sul classico? Punta sul gadget, non deludono mai

 

 

SE L’ARTICOLO TI E’ PIACIUTO CONDIVIDILO SU FACEBOOK e METTICI MI PIACE ( CLICCA QUI )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FONT